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HessenFilm und bookman – eine Erfolgsgeschichte

Torsten Seehaas

Die HessenFilm und Medien ist die Filmförderung in Hessen. Sowohl große Produktionen als auch künstlerisch anspruchsvolle Filme werden von ihr unterstützt. Hessische Filme sollen von sich reden machen – und das nicht nur an der Kasse von Multiplex-Kinos, sondern auch auf nationalen und internationalen Festivals und in Programmkinos – Sie vernetzt, unterstützt und hilft finanziell.

Für die Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse konnte jetzt bookman das Vertrauen der HessenFilm und Medien GmbH gewinnen. Torsten von HessenFilm berichtet, wie das Projekt rund um die Implementierung der bookman Software ablief und welche Erfahrungen er, seine Kolleginnen und Kollegen gemacht haben.

Hallo Torsten, herzlichen Dank für deine Zeit und deine Bereitschaft über die Prozessoptimierung mit bookman mit uns zu sprechen. Wie seid ihr auf uns aufmerksam geworden?
Wir arbeiten schon einige Zeit mit DATEV Rechnungswesen und um unseren Digitalisierungsprozess zu unterstützen, wollten wir jetzt auch DATEV Unternehmen Online einführen. Dabei fehlte uns aber leider der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen, vorallem da dieser Prozess bei uns immer noch Papier lastig war. Der DATEV Einführungsberater gab uns den Tipp bookman doch mal genauer anzuschauen. Schon bei der Web-Demo waren wir begeistert.

Wie sah der Prozess „Rechnungsfreigabe und Vorbereitung der Buchhaltung“ vor der Einführung von bookman aus und was war dabei nicht optimal?
Wir hatten einen manuellen und papierbehafteten Prozess, der auch noch sehr zeitintensiv war. Rechnungen wurden häufig von A nach B transportiert oder warteten in irgendwelchen Postkörben auf ihre Bearbeitung. Nicht zuletzt durch die COVID-19 Pandemie und die damit verbundenen steigenden Home-Office Aktivitäten der Mitarbeiter*innen gestaltete sich die gesamte Bearbeitung der Eingangsrechnungen noch schwieriger und zeitaufwändiger.

Wie konnte bookman diese Situation verbessern?
Mit bookman haben wir eine Software erhalten, mit der wir die gesamte Bearbeitung der Eingangsrechnungen in einer Anwendung bearbeiten können.

„Digitaler Empfang der Rechnungen – Prüfung und Freigabe – die Übergabe an DATEV Unternehmen Online und weiter an DATEV Rechnungswesen.„

Selbst die Erfassung von Kostenstellen und die Möglichkeit in jedem Prüfschritt Information zu dem Sachverhalt der Rechnungen erfassen zu können, ist mit bookman jetzt auch für alle Mitarbeiter*innen orts- und zeitunabhängig möglich.

Außerdem ermöglicht eine kleine Archiv-Funktion allen Mitarbeiter*innen in bookman später nach Rechnungen suchen zu können. Mit dem Controlling-Modul erhalten wir einen 360-Grad-Blick über den gesamten Prozess und den jeweiligen Status der Rechnungen in der Freigabe.

Wir haben jetzt einen optimalen Prozess. Die klar definierten Abläufe bringen Qualität und Sicherheit – Das macht unsere Buchhaltung transparent und spart eine Menge Zeit.

Wie gestaltete sich die Einführung von bookman und somit einer hoch automatisierten Buchhaltung für euch?
Die Einführung lief fantastisch und mit Tom als Projektleiter hatten wir einen Experten, der als persönlicher Ansprechpartner jederzeit helfen konnte. Ein Folgeprojekt steht mit seiner Hilfe schon in den Startlöchern.

Danke Torsten für deine Zeit und alle die mehr über die HessenFilm und Medien GmbH erfahren möchten, können sich gerne hier weiter informieren.

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