Phillip Strauch ist ein junger Unternehmer, der mit invoicefetcher® Unternehmen eine innovative Lösung bietet zur Optimierung der Buchhaltungsprozesse. Mit bookman verbindet invoicefetcher® nicht nur eine technologische Partnerschaft, sondern auch der freundschaftliche, kollegiale Austausch zwischen zwei oftwarelösungen mit dem gleichen Ziel: Kundenorientierte Prozessoptimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung.
Wir konnten uns mit Phillip zu einem „virtuellen“ Kaffee treffen, um gemeinsam über Digitalisierung und vor allem Automatisierung zu sprechen.

bookman: Phillip, was ist für Dich der größte Mehrwert von invoicefetcher®?
Phillip Strauch: Mit invoicefetcher ist es möglich, dass Unternehmen ihren Rechnungseingang zentralisiert automatisieren. Scannen oder E-Mail-Weiterleitung sind mit invoicefetcher zwar möglich, um alle Möglichkeiten des Rechnungseingangs abzudecken, aber nicht das Lieblingsfeature der Kunden. Zeit- und Nervenaufreibend sind ja meist das Abrufen der Eingangsrechnungen von diversen Portalen, wie Amazon, Telekom, usw. Logins müssen verwaltet werden und monatlich auf den Portalen die Rechnungen händisch heruntergeladen und in ein Buchhaltungstool oder dem Steuerberater übermittelt werden. Das ist Arbeitsbeschaffung. Das haben wir automatisiert durch eigene Konnektoren, Automatismen oder Schnittstellen.

 

Synergie von bookman und invoicefetcher

bookman: Das klingt ja sehr einfach und ziemlich zeitsparend. In Kombination mit bookman wird somit die Verwaltung des Rechnungseingangs zum Kinderspiel. Kannst Du kurz erklären, was für Dich der große Vorteil der Kombination und gemeinsamen Nutzung von invoicefetcher® und bookman ist?
Phillip Strauch: E-Mail-Weiterleitung von Rechnungen bringt noch keine Prozessoptimierung, genauso wenig wie die Freigabemappe im Unternehmen zur Digitalisierung oder gar Automatisierung beiträgt. Wir von invoicefetcher® holen tagesaktuell die Rechnungen in den vom Unternehmen hinterlegten Portalen ab. Über unsere Schnittstelle wird dann die jeweilige Eingangsrechnung an bookman automatisiert übergeben und kann dort geprüft, freigegeben und auch bezahlt werden. Ob neue Belege bei uns angekommen und an bookman übertragen werden müssen erfolgt alle 30 Minuten. Es ist ein vollkommen nahtloser und digitaler Prozess der Verarbeitung. Interne Kosten werden gesenkt und manueller Suchaufwand vermieden. Keine Rechnung geht mehr verloren, Duplikate laufen gar nicht ein und ich kann sie an Ort und Stelle, nämlich in bookman weiterverarbeiten. Das finde ich genial!

bookman: Du klingst ja ganz begeistert, gerade von der Arbeitsersparnis. Sag mal, was ist denn DeineLieblingsfunktion in bookman?
Phillip Strauch: Als junger Unternehmer liebe ich es digital und ortunabhängig zu arbeiten. Viele denken vielleicht, dass Rechnungsfreigabe nur größere Unternehmen betrifft, doch eine Software zu haben, mit der ich sogar auf Mauritius 😉 als Geschäftsführer mit einem Klick freigeben kann, so dass diese bezahlt werden kann, ist die Funktion, die ich am meisten schätze bei bookman.

Digitalisierung und Automatisierung

bookman: Das freut uns sehr! Wir haben ja nun viel über Digitalisierung des Rechnungseingangs gesprochen, doch was ist für Dich eigentlich der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseinganges für Dich?
Phillip Strauch: Die Zeit, wo ich als Softwareunternehmen versuche Kunden in meiner eigenen Software zu halten ist vorbei. Die Zusammenarbeit über Schnittstellen ist die Zukunft. So kann zwischen ineinandergreifenden Softwarelösungen automatisierter strukturierter Datenaustausch entstehen ohne manuellen Eingriff. Das ist viel mehr für mich als die bloße Digitalisierung eines Geschäftsprozesses. Am Beispiel unserer echten Amazon Schnittstellen Kooperation kann man das sehr gut sehen. Aber seht selbst, denn wir haben den Prozess und das Zusammenspiel von bookman und invoicefetcher einmal für Euch abgedreht.

bookman: Vielen Dank für den Einblick, Phillip, wir freuen uns schon auf unseren weiteren Austausch!