HessenFilm und bookman – eine Erfolgsgeschichte
1. April 2022

Digitalisierungslösung für Pendelordner – selber scannen war gestern!

Louis Pfitzner

Mit CAYA erhält bookmanCockpit den vollautomatischen Import von Rechnungen, die bei Unternehmen noch als Briefpost ankommen. Tatsächlich vom Briefkasten direkt zur Rechnungsfreigabe und mit Klick weiter an den Steuerberater. Ganz ohne nerviges scannen für Datev Unternehmen online oder sündhaft teuren Hochleistungsscanner für Pendelordner in der Kanzlei. Louis von Caya stellt vor, warum die beiden Anwendungen so gut zusammenpassen.

Hallo Louis, schön dich hier zu haben. Magst du CAYA einmal kurz vorstellen.
Caya ist ein Software Tool, dass für Unternehmen und Privatpersonen den Posteingang digitalisiert. Und zwar tatsächlich vom Briefkasten, über die Laufmappe bis hin zum Aktenordner.

„Ein wesentlicher USP ist sicherlich unser Scan-Service“

Der funktioniert ganz einfach: Bei der Anmeldung legen wir für den Kunden direkt einen Nachsendeauftrag der Deutschen Post an. Alternativ hat jeder Kunde eine eigene Postfachadresse bei uns, die er heraus geben kann. So kommt die Post morgens automatisch in eines unser Scancenter. Diese sind alle ISO zertifiziert und selbstverständlich unterliegen wir absoluter Geheimhaltungspflicht. Dann werden die Briefe automatisch geöffnet und gescannt, so dass unsere Kunden die Post noch am selben Tag in Ihrem Caya Account, wie ähnlich einer Email, empfangen. Je nach Tarif hat der Kunde dann die Wahl ob wir die Originale dem Kunden nach Hause schicken oder aber diese für Ihn vernichten sollen.

Mit CAYA schließen wir die letzte Lücke im Funktionsumfang beim Import von unserem bookmanCockpit. Den vollautomatischen Import von Rechnungen, die bei Unternehmen noch als Briefpost ankommen. Welche weiteren Vorteile haben Unternehmen noch, wenn sie CAYA einsetzen?
In Zeiten in denen viele Unternehmen, wohl oder übel vom Homeoffice arbeiten, erfreut sich der Scan-Service von Caya natürlich großer Beliebtheit. So wird keine wichtige Post oder Frist mehr verpasst. Zudem ermöglicht Caya eine schnelle und einfache Verteilung der Post im Unternehmen. Unser Tool funktioniert somit auch als digitale Dokumentenablage, wo Dokumente mit Volltextsuche in Sekunden gefunden werden, und man diese einfach bearbeiten, editieren oder mit bookmanCockpit jetzt auch freigeben kann.

Welche Voraussetzungen muss ein Unternehmen denn mitbringen und was ist zu tun, damit CAYA eingesetzt werden kann?
Caya ist für jede Art von Unternehmen und Betriebsgröße. Es ist in weniger als 2 Minuten aufgesetzt. Und hinsichtlich der Bedienbarkeit, so einfach wie ein Email-Tool. Caya kann also von jedem Mitarbeiter, ohne zusätzliches Training sofort bedient werden.

Das klingt ja alles wirklich super, scheint einfach und bequem in der Einrichtung zu sein und hört sich nach einer Steigerung der Bearbeitungsgeschwindigkeit an. Wird das von euren Kunden auch bestätigt?
Wir bekommen von unseren Kunden sehr positives Feedback. Und so konnten wir in den letzten Monaten unsere Kundenanzahl verdoppeln, maßgeblich durch Weiterempfehlungen.

„Viele Kunden freut es, dass sie keine Zeit mehr am Scanner verschwenden!“

Viele freuen sich, dass alle wichtigen Dokumente digital von überall zur Verfügung stehen.

Danke Louis für deine Zeit und alle die wir jetzt neugierig gemacht haben, können sich gerne hier weiter informieren.

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