Importieren. Prüfen & freigeben. Bezahlen. Exportieren.
Dein smartes Rechnungsmanagement mit bookman
Diese Funktionen bietet dir unser Rechnungsfreigabe-Tool
für PC / Mac, Tablet und Smartphone
AUTOMATISCH IMPORTIEREN
Rechnungseingang in bookman
So gelangen deine Eingangsrechnungen in bookman:
Lass Rechnungen automatisch per E-Mail an bookman senden oder- Ziehe sie per Drag-and-Drop in den Belegimport oder
- Fotografiere sie mit der bookmanApp ab
Egal, in welchem Format du Rechnungen erhältst - in bookman kannst du alle importieren. Unsere Texterkennung (OCR) liest dann direkt alle Rechnungsdaten wie Lieferant, IBAN, Zahlbetrag und Skonto-Informationen aus und unterstützt dich so bei der sonst mühsamen manuellen Datenerfassung. Daten aus E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XML-Format werden direkt eingetragen. Zudem kannst du Kundenrechnungen, Kassenbelege und andere Dateien direkt nach dem Import via bookman an deinen Steuerberater schicken.
Die E-Rechnungspflicht kommt
Empfange/importiere und verarbeite auch E-Rechnungen in bookman und sei bestens auf die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 vorbereitet.
EINFACH PRÜFEN & FREIGEBEN
Mehrstufige Rechnungsfreigabe
Gib Rechnungen in bookman mit wenigen Klicks selbst frei, ob auf dem PC am Arbeitsplatz oder von unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet. Eine Rechnung kann in bis zu 3 Schritten von Einzelprüfern oder Teams freigegeben werden - in kaufmännischer, sachlicher und Geschäftsleitungsprüfung, oder wie auch immer du die Prüfschritte in deinem Rechnungsfreigabe-Tool benennen möchtest.
Lass dich per E-Mail oder Push-Benachrichtigung auf dem Handy direkt über neue dir zugewiesene Rechnungen benachrichtigen. Über das Rechnungscontrolling kannst du jederzeit sehen, wer welche Rechnungen zur Prüfung offen hat. So verpasst dein Team keine Zahlungs- oder Skontofristen mehr.
- Individuelle Prüfworkflows und Kontierung je Lieferant
- Kommentar- und Notizfelder zur Kommunikation
- Verpflichtende Eingabe von Kostenstellen und Kontierungen möglich
- Vertrauliche Belege mit ausgewählten Nutzern teilen
Abwesenheitsassistent
Du bist im Urlaub oder auf Geschäftsreise? Richte in bookman deinen Abwesenheitsassistenten ein und lasse Rechnungen, die du zur Prüfung erhältst, an deine Vertretung weiterleiten.
Freigabe im Team
Leite Rechnungen an ein Prüfteam weiter und sie landen bei allen Teammitgliedern zur Prüfung. Wer aus dem Team sie dann bearbeitet und freigegeben hat, steht im Protokoll.
DIREKT BEZAHLEN
Skonto-optimierte Zahlungen
Bezahle deine Rechnungen skonto-optimiert oder zur Endfälligkeit. Erstelle per Knopfdruck Zahlungsvorschläge und SEPA-Zahldateien für Sammelzahlungen, die du direkt in dein Banking importieren kannst. Oder zahle Rechnungen direkt über die bookmanApp mit Anbindung (FinAPI) an dein Banking.
bookman schlägt dir unter Berücksichtigung deiner Bezahlroutine vor, wann du welche Rechnung bestenfalls bezahlst, um möglichst viel Skonto zu ziehen. So verpasst du keine Fälligkeiten mehr.
- Hinterlege mehrere Zahlkonten, aus denen du wählen kannst
- Führe Teilzahlungen mit individuellen Beträgen durch
- Verrechne Gutschriften mit fälligen Zahlungen
- Behalte mit dem Zahlungsarchiv jederzeit den Überblick
- Keine erneute Datenerfassung für die Zahlung notwendig
GESAMMELT EXPORTIEREN
Übergabe zur Finanzbuchhaltung
Über den Export in bookman kannst du alle Belege und Rechnungen automatisch und digital an deine Finanzbuchhaltung oder an deinen Steuerberater übergeben. Neben Eingangsrechnungen können auch Kreditkartenbelege, Auslagenbelege, Reisekosten, Ausgangsrechnungen oder Kassenbelege und sonstige Belege übermittelt werden.
Wenn du möchtest, erledigst du mit bookman auch die vorbereitende Buchführung: Kontierung, Kostenstellen, Aufteilungsbuchungen, Markierung von Anlagenkäufen, sonstige Hinweise an die Buchhaltung – all das ist mit deinem Rechnungsmanagement-Tool ganz einfach möglich.
- Exportiere deine Rechnungen und Buchhaltungsdaten direkt zu DATEV Unternehmen Online
- Lade Rechnungen und Rechnungsdaten als ZIP-Ordner herunter
- Weitere Exportschnittstellen zu ADDISON OneClick, Sage und SAP Business One, AGENDA u.v.m.
- Alle Exporte im PDF-, CSV- oder ZUGFeRD-Format (E-Rechnung) möglich
SUCHEN & FINDEN
Übersichtliches Rechnungsarchiv
Mit bookman hast du deine ehemaligen "LEITZ-Ordner voller Rechnungen" gebündelt vor dir und mit der App sogar überall dabei. Zwei Klicks und du siehst im digitalen Rechnungsarchiv, was du das letzte Mal für ein bestimmtes Produkt oder einen Service bezahlt hast. Sortiert und gefiltert, jahrelang sicher archiviert.
Im Zahlungsarchiv kannst du zudem alle mit bookman durchgeführten Zahlungen einsehen. Und über das Controlling verfolgst du, welche Rechnungen aktuell noch im Prüfprozess sind und zur Zahlung ausstehen.
Das alles kann bookman
Auslagenmanagement
Ersetze deine Porto-Kasse. Gib die Auslagen, die dein Team privat für das Unternehmen tätigt, frei und bezahle sie.
Kreditkartenmanagement
bookman bietet die Universallösung für alle Kreditkarten: Scanne oder importiere Kreditkartenbelege und verarbeite sie.
Reisekostenabrechnung
Den Tankbeleg schnell abfotografieren, die Hotelrechnung hochladen - prüfe und zahle Reisekosten mit bookman aus.
Anhänge hinzufügen
Hänge Lieferscheine, Bestellungen oder sonstige PDFs an deine Eingangsrechnungen in bookman an.
Aufteilungsbuchungen
Unterteile Beträge in einzelne Rechnungspositionen oder nach Steuersatz, jeweils mit eigener Kontierung oder Kostenstelle.
Aufteilungsvorschlag
Sind einzelne Positionen auf der Rechnung vorhanden, unterbreitet bookman dir automatisch einen Aufteilungsvorschlag für die Beträge und Steuersätze.
Excel-Übersicht
Gib Übersichten der Daten zu Rechnungen aus dem Archiv als CSV-Datei aus und nutze sie für weitere Auswertungszwecke in Excel.
Freie Indexfelder
Freie Indexfelder (Frix) erlauben es dir in bookman losgelöst von der Buchhaltung beliebige Einträge zu einer Rechnung vorzunehmen, z. B. Projektzuordnungen.
Bestellabgleich
Lass bookman Eingangsrechnungen via Schnittstelle mit Warenbewegungen aus deinem Warenwirtschaftssystem abgleichen und automatisch freigeben (kostenpflichtig).
Single-Sign-On
Keine Passworteingabe mehr gewünscht? Dann nutze SSO bei bookman mit deinem Microsoft-Login.
Lieferantenstammdaten-Management
Importiere, pflege und lege neue Lieferantenstammdaten in bookman an, um Rechnungen schnell zuordnen zu können.
Vertrauliche Belege
Manche Rechnungen sind nur für wenige Augenpaare bestimmt: Markiere Rechnungen als vertraulich und sie sind nur für Nutzer mit entsprechendem Recht einsehbar.
Betragsgrenze für Freigabeschritt
Die Geschäftsführung oder eine andere letzte Prüfinstanz erhält Rechnungen optional nur dann zur Prüfung und Freigabe, wenn ein bestimmter Betrag überschritten wird.
Volltext-OCR (Coming soon)
In Bälde wird das Archiv vollständig nach allen Rechnungsinhalten durchsuchbar sein.
E-Mail-Import
Sende E-Mails mit einer Rechnung im Anhang an eine individuell konfigurierbare E-Mail-Adresse von bookman und sie landen direkt im ersten Prüfschritt.
Der bookman-Workflow
Sieh dir den Weg einer Rechnung durch bookman an - wie früher auf Papier, nur schneller und einfacher.
Rechnungen aus Online-Portalen
Mithilfe von InvoiceFetcher werden deine Rechnungen aus Online-Portalen, wie Amazon, Telekom, etc. direkt importiert.
Controlling
Über das Controlling hast du jederzeit den 360-Grad-Blick, wer welche Rechnungen zur Bearbeitung hat und kannst diese u.a. auch anderen Nutzern zuweisen.
Teste die Funktionen von bookman selbst
Import, Freigabe, Zahlung, Export, Archiv und vieles mehr: Schau dir einfach selbst an, wie bookman funktioniert und teste, ob du dein Rechnungsmanagement damit beschleunigen und vereinfachen möchtest. Unser 30-Tage-Testzeitraum ist vollkommen kostenfrei, erfordert keine Angabe von Zahlungsinformationen und erlaubt dir, alle Funktionen vollumfänglich auszuprobieren. Gerne bieten wir dir auch ein kostenfreies Onboarding an.
Funktionsübersicht
Du willst noch mehr darüber wissen, was bookman alles kann? Lade dir unsere Funktionsübersicht herunter.
FAQ zu den Funktionen
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