Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Bist du auf Geschäftsreise gewesen? Dann steht dir das Recht zu, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob du Geschäftsführer:in oder Angestellte:r bist – jeder hat das Recht, seine Reisekosten abzurechnen.

Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung gibt, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, kann es sinnvoll sein. Wenn dein Unternehmen dir keine Verpflegungs- oder Übernachtungspauschalen zahlt, kannst du diese Kosten in deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.Um die Kosten erstattet zu bekommen, musst du entsprechende Rechnungen, Quittungen und Belege vorlegen.

Eine auswärtige Tätigkeit in der Nähe deines Arbeitsplatzes zählt jedoch nicht als Dienstreise. Eine Dienstreise liegt vor, wenn das Reiseziel außerhalb deiner Stadtgrenzen liegt.

Wie erstellt man eine Reisekostenabrechnung?

Für das Erstellen einer Reisekostenabrechnung gibt es keine festen Formalitäten und du benötigst kein spezielles Formular. Um Fehler zu vermeiden, solltest du die Abrechnung jedoch nicht handschriftlich, sondern mit einer Vorlage erstellen.

Achte darauf, die folgenden Angaben korrekt auf jeder Reisekostenabrechnung zu vermerken:

  • Name des Dienstreisenden (ggf. mit Mitarbeiter:innennummer)
  • Datum und Uhrzeit von Start und Ende der Reise
  • Reisedauer
  • Grund der Reise (freiberuflich, nebenberuflich, geschäftlich)
  • Reiseziel
  • Unterschrift

Deine Reisekosten trägst du in der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Betriebsausgaben ein. Diese Kosten sind steuermindernd und umfassen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Denke daran: Für alle Ausgaben, die du nicht pauschal absetzt, benötigst du einen entsprechenden Beleg.