Was versteht man unter Reisekosten?
Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die während einer Geschäftsreise oder einem Außentermin anfallen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und diverse Reisenebenkosten.
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) einfach erklärt:
Das BRKG regelt die Erstattung von Reisekosten für Bundesbeamte, Richter des Bundes sowie Soldaten. Es legt fest, welche Kosten unter welchen Bedingungen vom Arbeitgeber erstattet werden. Das Gesetz zielt darauf ab, die während der dienstlichen Tätigkeit entstandenen Kosten angemessen zu erstatten, ohne dass daraus ein finanzieller Gewinn resultiert.
Wichtige Punkte des Bundesreisekostengesetzes:
• Reiseanlässe: Definiert, welche Anlässe als dienstlich anerkannt werden.
• Reisearten: Unterscheidet zwischen Dienstreisen, Dienstgängen und Fortbildungsreisen.
• Tagegelder und Übernachtungskosten: Legt feste Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen fest.
• Fahrtkosten: Regelt die Erstattung der Kosten für die Nutzung verschiedener Verkehrsmittel.
• Reisekostenabrechnung: Gibt Vorgaben für das Einreichen von Belegen und die Abrechnung der Kosten.
Bedeutung der Reisekosten für Beschäftigte im öffentlichen Dienst:
Für Personen im öffentlichen Dienst bietet das BRKG eine verlässliche Grundlage zur Abrechnung von Dienstreisen, wodurch sie sicher sein können, dass ihre notwendigen Ausgaben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erstattet werden.
Reisekosten richtig absetzen:
Normalerweise übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten. Alternativ können diese Kosten jedoch auch als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn die Ausgaben die Pauschale von 1.000 Euro übersteigen. Es ist wichtig, alle Belege aufzubewahren, um die berufliche Veranlassung der Reise nachweisen zu können.
Berechnung der Fahrtkosten:
Für die Nutzung des eigenen PKWs auf einer Geschäftsreise kann ein Kilometersatz von 30 Cent pro Kilometer ohne weitere Nach-weise abgerechnet werden. Bei höheren Kosten müssen Einzelnachweise erbracht werden. Die Verwendung eines Fahrtenbuchs kann hierbei unterstützend wirken. Bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln sind die tatsächlichen Kosten über Einzelbelege nachzuweisen.
Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwand:
Reisenebenkosten wie Maut- und Parkgebühren oder Telefongebühren können vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden. Die Verpflegungsmehraufwendungen sind ebenfalls genau festgelegt und abhängig von der Dauer der Abwesenheit.
Übernachtungskosten:
Wenn die Übernachtungskosten selbst getragen werden müssen, können diese entweder über Belege oder anhand von Pauschalen abgerechnet werden. Die jeweiligen Pauschalsätze variieren je nach Reiseland.
Wichtig für die Reisekostenabrechnung:
Bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist Sorgfalt geboten, da Fehler zu einer Ablehnung der Erstattung durch das Finanzamt führen können. Alle Belege müssen vollständig vorliegen und korrekt ausgewiesen werden, um die Erstattungsfähigkeit zu gewährleisten.
Diese detaillierte Herangehensweise an die Reisekostenabrechnung hilft Unternehmen und deren Mitarbeitern, ihre Ausgaben effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass alle potenziellen Steuervorteile genutzt werden.