Verification of Payee (VoP): Das ändert sich ab Oktober 2025 für SEPA-Überweisungen
Ab dem 9. Oktober 2025 greift eine neue EU-Verordnung für den SEPA-Zahlungsverkehrsraum, die besagt, dass alle Banken ihren Kunden vor Freigabe einer Überweisung eine Prüfung anzeigen müssen, ob der Name des Zahlungsempfängers mit der IBAN übereinstimmt. Das dient dem Schutz gegen Zahlungsbetrug und nennt sich "Verification of Payee" (VoP). Auf Basis des Prüfungsergebnisses kannst du entscheiden, ob du die Zahlung (trotzdem) anweisen möchtest oder nicht.
In bookman führen wir mit dem kommenden Update ein zusätzliches Feld "(Abweichender) Zahlungsempfänger" in den Lieferantenstammdaten ein, welches du nutzen kannst, sollte dein Lieferantenname nicht (genau) dem Zahlungsempfänger entsprechen – z.B. bei Auslagenbelegen oder Überweisungen über Zahlungstools wie Klarna.
Was ist die Verification of Payee (VoP)?
Ab dem 9. Oktober 2025 sind Banken und Zahlungsdienstleister gesetzlich verpflichtet, vor der Ausführung einer SEPA-Überweisung zu prüfen, ob der eingegebene Empfängername zur angegebenen IBAN passt. Diese Empfängerüberprüfung nennt sich Verification of Payee (VoP) und ist Teil der neuen EU-Verordnung 2024/886. Ziel der Regelung ist es, Fehlüberweisungen und Betrug deutlich zu reduzieren, indem Zahlende bereits vor Ausführung der Zahlung gewarnt werden, falls die Empfängerdaten nicht zusammenpassen. Die technische Prüfung erfolgt in Echtzeit, dauert in der Regel nur wenige Sekunden und liefert ein klares Ergebnis – vergleichbar mit einem Ampelsystem (grün, gelb, rot).
Wichtig: Das Ergebnis der VoP-Prüfung ist lediglich eine Rückmeldung deiner Bank – keine Anweisung. Du selbst entscheidest, ob du eine Zahlung trotz Warnung freigibst. Je nach Ampelfarbe kann sich dadurch auch die Haftung verschieben.
VoP betrifft nicht nur dich als Zahlenden, sondern auch als Zahlungsempfänger. Damit dich deine Kunden künftig reibungslos bezahlen können, muss dein Name exakt so angegeben werden, wie er bei deiner Bank hinterlegt ist. Eine saubere Kommunikation deiner Bankverbindung wird also wichtiger denn je.
So funktioniert VoP bei einer Bank
Banken im Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) stellen bereits ab dem 5. Oktober die Möglichkeit zur Überprüfung des Zahlungsempfängers bereit. Das heißt für dich, dass du ab dann bei jeder Überweisung gebeten wirst zu prüfen, ob der Name des Zahlungsempfängers mit der angegebenen IBAN übereinstimmt. Dafür zeigt dir dein Online-Banking-Tool vor Freigabe einer Überweisung an, ob der Name des Zahlungsempfängers in Kombination mit der IBAN bekannt ist. Als Ergebnis dieser Prüfung können diese 3 Optionen auftreten:
🟢Match:
IBAN und Empfängername stimmen vollständig überein. Die Zahlung kann ohne Einschränkungen ausgeführt werden.
🟡Close Match:
Es gibt leichte Abweichungen, etwa Tippfehler oder fehlende Firmenzusätze ("Müller GmbH" statt "Müller GmbH & Co. KG"). Du erhältst den korrekten Namen und entscheidest selbst, ob du die Zahlung freigibst.
🔴No Match:
IBAN und Empfängername stimmen nicht überein. Du wirst gewarnt und musst die Angaben korrigieren oder kannst die Zahlung bewusst und auf eigenes Risiko freigeben.
Beachte: Die Kriterien, wann eine Übereinstimmung als "Match" oder "Close Match" gewertet wird, können sich von Bank zu Bank unterscheiden.
Es lohnt sich also, deine Stammdaten besonders sorgfältig zu pflegen!
Sammelüberweisungen: Opt-out möglich
Für SEPA-Sammelüberweisungen hat der Gesetzgeber eine Möglichkeit geschaffen, die Prüfung zu umgehen. Bei deiner Bank kannst du im Vorfeld entscheiden, ob du Sammelzahlungen ohne VoP-Prüfung durchführen möchtest. Die Zahlungen werden kann im sogenannten Opt-out gesendet. Das kann helfen, Zahlungsprozesse stabil und effizient zu halten.
Für dich als bookman-Nutzer bedeutet das, dass du im Zahlassistenten wie gewohnt deine Zahlungen aufbereitest, die SEPA-Datei erstellst und ins Banking zur Ausführung hochlädst.
Bei EBICS- oder PIN/TAN-Übermittlungen solltest du grundsätzlich festlegen, ob Sammelzahlungen mit oder ohne VoP-Prüfung gesendet werden – oder ob du das je Sammelüberweisung entscheidest. Enthält eine Sammelzahlung einzelne Posten mit No/Close Match, musst du ggf. die gesamte Zahlung abbrechen, den korrekten Empfängernamen hinterlegen und neu einreichen. In bookman müsstest du die Sammelzahlung im Zahlassistenten zurücksetzen, den Zahlungsempfänger in den Lieferantenstammdaten ergänzen und die Zahldatei erneut erstellen.
Was ändert sich in bookman?
Als direkte Vorbereitung auf die verpflichtende VoP-Regelung wird es in der Software künftig ein neues Feld "Zahlungsempfänger" geben.
Änderungen in der Software
- In der Desktop-Version erscheint das neue Feld "Zahlungsempfänger" sowohl im Lieferantenmodul als auch in den Stammdaten (z.B. in der Rechnungsprüfung)
- In der App wird der Zahlungsempfänger überall dort verwendet, wo bisher der Lieferantenname angezeigt wurde (z.B. in der Zahlungsübersicht)
In beiden Fällen handelt es sich nicht um ein Pflichtfeld – wir empfehlen jedoch dringend, es zu pflegen. So lassen sich Differenzen zwischen Name und IBAN frühzeitig erkennen und mögliche Warnmeldungen im Rahmen der VoP-Prüfung vermeiden.
Was bedeutet das für dich konkret?
Du kannst in den Lieferantenstammdaten künftig einen abweichenden Zahlungsempfänger hinterlegen – zum Beispiel dann, wenn der Kontoinhaber nicht exakt mit dem hinterlegten Lieferantennamen übereinstimmt.
Beispiel:
- Lieferantenname: Max Mustermann Auslagen
- Zahlungsempfänger und Kontoinhaber: Max Mustermann
Was solltest du jetzt tun?
Damit du im Herbst reibungslos mit VoP arbeiten kannst, empfehlen wir:
- Prüfe deine Stammdaten
Kontrolliere die Namen und IBANs deiner Lieferanten – inkl. vollständiger Rechtsform. - Datenpflege
Korrigiere Tippfehler oder abgekürzte Firmennamen, um "Close Matches" zu vermeiden. Nutze also das neue Feld "Abweichender Zahlungsempfänger" in bookman. - Rechnungsvorlagen anpassen
Weise auf deinen Rechnungen den korrekten Kontoinhaber aus und – falls nötig – welchen Zahlungsempfänger deine Kunden bei Überweisungen verwenden sollen. - Informiere dein Team
Weise intern deine Buchhaltungs- und Finanzabteilung auf die kommenden Änderungen hin (insbesondere bei Sammelüberweisungen/ Opt-out).
Fazit
VoP bringt vor allem Transparenz in den Überweisungsprozess: Vor dem Absenden siehst du, ob Name und IBAN zusammenpassen. Mit gepflegten Stammdaten und dem neuen Feld „Zahlungsempfänger“ in bookman bist du dafür gut vorbereitet – Zahlungen laufen weiter einfach und nachvollziehbar, Rückfragen nehmen ab.
Weiterführende Informationen:
-
DATEV: Verification of Payee – Überblick & Implikationen
https://www.datev.de/web/de/nachrichten/gesetzliche-themen/payment-mit-datev/verification-of-payee/ -
Europäische Zentralbank (ECB), TIPS Community Group: Verification of Payee Service (PDF)
https://www.ecb.europa.eu/paym/target/target-professional-use-documents-links/tips/shared/pdf/tipsmeetdoc/ecb.tipsmeetdoc240419_TIPS-CG_Verification_of_Payee_Service.en.pdf
(Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung)
