Die E-Rechnung kommt – was du jetzt wissen musst
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen in Deutschland in Kraft. Für viele kleinere und mittlere Unternehmen, die noch sehr papierlastige Rechnungsprozesse haben, dürfte das eine große Umstellung bedeuten. In diesem Beitrag erfährst du, was genau E-Rechnungen sind, welche Fristen zur Umstellung für dein Unternehmen gelten und was du jetzt tun solltest, um dich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.
Was ändert sich ab 2025 im Rechnungsmanagement?
Vielleicht hast du bereits von der E-Rechnungspflicht gehört, die auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Kraft tritt. Diese EU-Richtlinie wurde in Deutschland unter dem Mantel des Wachstumschancengesetzes in nationales Recht umgewandelt.
Grundlegend gilt in Deutschland aufgrund der Gesetzesänderung, dass Unternehmen jeder Größe ab 1.1.2025 Rechnungen im elektronischen Format empfangen und verarbeiten können müssen, sofern es sich um inländische B2B-Umsätze handelt. Gewisse Übergangsfristen gibt es allerdings, bis alle Unternehmen dann auch E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich ausstellen und versenden müssen. Diese findest du im Detail weiter unten.
Konkret bedeutet die E-Rechnungspflicht, dass du als Rechnungsempfänger ab dem Stichtag in der Lage sein musst, elektronische Rechnungsformate zu empfangen, auszulesen und sowohl in deinem Rechnungsprüfungs-, Freigabe- und Zahlprozess (auch bekannt als Purchase to Pay) als auch in deiner Buchhaltung zu verarbeiten. Selbst wenn unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin klassische Rechnungen im Papierformat oder PDF versendet werden dürfen.
Diese Neuerung, die für alle Unternehmen – vom Einzelunternehmer bis hin zum Großkonzern – bindend ist, mag auf den ersten Blick herausfordernd wirken. Tatsächlich bietet sie jedoch eine Chance, durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht nur Kosten bei Geschäftsprozessen durch eine signifikante Zeitersparnis zu senken, sondern auch die Effizienz in der Finanzbuchhaltung zu steigern.
E-Rechnungspflicht: Welche Fristen gelten für wen?
Beim Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht wird der Empfang und die Ausstellung von Rechnungen unterschiedlich behandelt. Als Rechnungsempfänger musst du schon zum 1. Januar 2025 für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen gewappnet sein.
Für die Ausstellung von Rechnungen gelten folgende Übergangsregelungen:
- Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDFs verschickt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. So lange hast du die Möglichkeit, deine Prozesse schrittweise auf E-Rechnungen umzustellen.
- Wenn dein Unternehmen im Vorjahr weniger als 800.000 € Umsatz gemacht hat, darfst du bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen und PDFs versenden – auch hier nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Wenn dein Unternehmen im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, endet die Übergangsfrist zum 31.12.2026 und du musst ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 endet jede Übergangsfrist für alle Unternehmen (B2B im Inland). Nur noch Kleinbetragsrechnungen (< 250 € inkl. Umsatzsteuer) und Fahrausweise dürfen nach wie vor in Papierform oder als PDF versendet werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Nachdem du jetzt die Fristen zur Einführung der E-Rechnung kennst, stellt sich die Frage, was überhaupt als E-Rechnung verstanden wird. Im allgemeinen Sprachgebrauch, technisch und auch je nach Rechtsgebiet besteht ein unterschiedliches Verständnis davon, was eine E-Rechnung ist. Allein schon die „EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“ (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) und das Steuerrecht definieren „E-Rechnung“ unterschiedlich.
E-Rechnung in der EU-Richtlinie und im Wachstumschancengesetz
Die EU-Richtlinie definiert eine E-Rechnung als einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Der strukturierte Datensatz ist von zentraler Bedeutung, da damit eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung und Interoperabilität von Rechnungen ermöglicht werden soll.
Das Wachstumschancengesetz besagt zusätzlich, dass eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung ist, die in einem strukturierten elektronischen Format verarbeitet wird, das wiederum den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllen muss.
Wichtig für dich: Nach der neuen Gesetzeslage entspricht eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (bspw. als PDF) nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.
Sämtliche andere Rechnungsarten, sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen, die nicht der neuen Definition entsprechen, werden fortan als sonstige Rechnungen bezeichnet und sind ab dem 01.01.2025 beziehungsweise gemäß den Vorgaben der Übergangsregelungen ab den jeweiligen Stichtagen nicht mehr zu verwenden. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat zwischenzeitlich klargestellt, dass sowohl die XRechnung als auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 der Definition einer elektronischen Rechnung gemäß den neuen umsatzsteuerrechtlichen Regeln entsprechen.
Welche Formate für E-Rechnungen sind zulässig?
Sowohl das hybride ZUGFeRD-Format als auch die XRechnung erfüllen die neuen Anforderungen der EU-Norm EN 16931. Beide Formate basieren auf einem XML-Datensatz, der nur maschinell lesbar ist.
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und stellt ein hybrides Dateiformat dar. Dieses enthält neben einem maschinenlesbaren XML-Datensatz auch eine für dich lesbare PDF-Datei. Dieses Format ist besonders beliebt, denn es sieht auf den ersten Blick aus wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung. Es hat den großen Vorteil, dass innerhalb des PDFs eine XML-Datei angehängt ist, die alle Rechnungsdaten in einem Datensatz mitliefert.
Das ZUGFeRD-Format macht den Übergang zur E-Rechnung besonders einfach, weil es zwar wie eine gewöhnliche PDF aussieht, dabei aber mehr Informationen mitliefert und dabei alle technischen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt.
XRechnung
Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das nur maschinell lesbar ist und kein Bildformat enthält. Sie sieht nicht wie eine übliche Rechnung aus und ist auf die rein maschinelle Verarbeitung ausgelegt. Auch hier enthält die XML-Datei alle relevanten Rechnungsdaten.
Ursprünglich wurde die XRechnung für den öffentlichen Sektor entwickelt, findet aber immer häufiger auch im B2B-Bereich Anwendung, da immer mehr öffentliche Auftraggeber XRechnungen verlangen.
Bei einem rein maschinell lesbaren Format benötigst du eine Software, die die XML-Datei in z. B. ein PDF umwandelt. Das Rechnungsmanagement-Tool bookman kann die XML-Daten automatisch verarbeiten und daraus eine für dich lesbare PDF-Rechnung generieren. So hast du eine leicht verständliche Ansicht mit korrekten Daten. Das spart dir Zeit und ermöglicht dir, den Überblick über deine Rechnungen zu behalten. Neben XRechnungen kann bookman selbstverständlich auch ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten. Zudem kannst du mit bookman deine Rechnungen direkt freigeben, bezahlen und an deine Buchhaltung, wie z. B. DATEV übergeben.
Wie du auf die E-Rechnung umstellen kannst
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Status Quo prüfen: Wo stehst du momentan in Bezug auf E-Rechnungen?
Schau dir an, wie gut deine Rechnungsprozesse auf E-Rechnungen eingestellt sind. Kannst du bereits E-Rechnungen empfangen? Kannst du selbst welche versenden? Oder werden Rechnungen noch ausgedruckt und auf Papier händisch durchgereicht? Prüfe deine bisherigen Buchhaltungstools auf ihre Kompatibilität mit E-Rechnungen in ihren zulässigen Formaten. Im Zuge der Umstellung auf E-Rechnungen kannst du auch die Digitalisierung deines Rechnungsmanagements inklusive Freigaben, Zahlungen, Export und Archivierung vorantreiben – all das kann bookman für Eingangsrechnungen.
- Tool-Recherche
Sollte deine bisherige Software nicht dafür ausgelegt sein, E-Rechnungen komplett digital zu verarbeiten und für das menschliche Auge sichtbar zu machen, suche nach einem digitalen Rechnungsmanagement-Tool, das sich nahtlos in deine bestehenden Systeme einfügt. Ggfs. benötigst du ein separates Tool, um E-Rechnungen selbst korrekt erstellen und versenden zu können und ein weiteres, um deine elektronischen Eingangsrechnungen für dich lesbar und für die Buchhaltung nutzbar zu machen. bookman wandelt dir deine Eingangsrechnungen in sichtbare PDFs um, und verarbeitet gleichzeitig die Daten aus der XML-Datei – egal, ob Du ZUGFeRD- oder XRechnungen erhältst. - Sprich mit deinem Netzwerk
Informiere deine Lieferanten und Kunden über den Wechsel deines Unternehmens zur E-Rechnung und die Digitalisierung deines Rechnungsmanagements. Entscheidest du dich für den Einsatz von bookman, können deine Lieferanten z. B. ihre Rechnungen (egal ob als PDF oder E-Rechnung) direkt an deine individuelle E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang schicken und sie landen bei dir zur vollständig digitalen Prüfung, Freigabe und Zahlung. Sprich auch mit deinem Steuerberater über den Datenexport und wie dieser zukünftig ablaufen wird. Wir beraten dich gerne kostenlos dazu, wie das mit bookman funktionieren kann. - Schule dein Team
Besprecht im Team, welche Prozesse sich im Bereich Rechnungsmanagement mit Blick auf die E-Rechnungspflicht ändern werden und was dein Unternehmen dafür tut, um sich weg vom klassischen Papierprozess zu bewegen. Der Vorteil für Mitarbeiter insbesondere aus der Buchhaltung ist, dass Zeit eingespart werden kann, indem Medienbrüche verhindert werden und die Kontrolle der Rechnungsdaten (z.B. Beträge) entfällt. Setzt dein Unternehmen bookman ein, müssen Rechnungen auch für Freigaben nicht mehr ausgedruckt und wieder eingescannt werden, was insbesondere nach neuer Rechtslage nicht der vorgesehenen Verarbeitung von E-Rechnungen entsprechen würde. Langwierige Schulungen brauchst allerdings du für den Einsatz von bookman nicht; gerne bieten wir dir aber ein persönliches Onboarding an. Teste einfach 30 Tage kostenlos, wie intuitiv bookman ist, da es dem Eingang von Rechnungen im Papierprozess nachempfunden wurde.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 bringt für viele Unternehmen Veränderungen, aber hauptsächlich Chancen mit sich. Durch die Nutzung eines digitalen, automatisierten Prozesses kannst du diese Umstellung nicht nur reibungslos meistern, sondern auch langfristig von effizienten Abläufen und Zeiteinsparung profitieren. Egal, ob du bereits vertraut mit der E-Rechnung bist oder dich noch darauf einstellen musst – bookman hilft dir, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und dein Rechnungsmanagement auf ein neues Level zu heben. Bereite dich jetzt vor, um ab 2025 optimal aufgestellt zu sein! Teste bookman 30 Tage lang kostenlos oder buche eine individuelle Produktdemo, in der wir gerne auf deine Fragen eingehen.
