Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen eingeführt. Doch was bedeutet das konkret für dich und dein Unternehmen?

Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Definition: Als „elektronische Rechnungen“ werden nur noch solche anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten (z.B. als PDF per E-Mail) gelten fortan als „sonstige Rechnungen“.

Jedes Unternehmen muss ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu lesen und zu verarbeiten. Wichtig ist zu verstehen, dass elektronische Rechnungen im Sinne dieser Regelungen nur noch solche Rechnungen sind, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet, dass digitale Rechnungen im PDF-Format keine E-Rechnungen im rechtlichen Sinne mehr sind.
In der Übergangszeit bis 2028 gibt es für kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 € noch Ausnahmen. Sie können weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen nutzen, sofern sie dies mit ihren Geschäftspartnern vereinbaren. Aber selbst diese Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.

Timeline zur Einführung der E-Rechnungspflicht

• Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können.

• Bis Ende 2026: Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen dürfen bei Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden.

• Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 € dürfen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-standardisierte elektronische Rechnungen ausstellen.

• Ab 01.01.2028: Die vollständige Umsetzung der E-Rechnungspflicht tritt in Kraft.